Tax Compliance: Dank Tax CMS aus der Schusslinie

Der Begriff Tax Compliance steht dafür, dass ein Unternehmen Haftungsrisiken aus Verstößen gegen Steuervorschriften minimiert und die Gefahr von Steuernachzahlungen vermeidet. Man könnte auch sagen: die Beachtung der Steuervorschriften wird Teil der DNA eines Unternehmens, sozusagen.

Tax Compliance spielt auch aus meiner Sicht als Rechtsanwalt für Steuerstrafrecht und Fachanwalt für Steuerrecht eine große Rolle. Und zwar deshalb, weil ein im Unternehmen praktiziertes Tax Compliance Management sehr gute Argumente liefert, um Vorwürfe und Schadenersatzforderung gegen die Geschäftsführung abzuwehren.

Tax CMS: Tax Compliance mit System

Ein „Tax Compliance Management System“ oder Tax CMS ist ein System, das aus Richtlinien und Verfahren besteht und in der Regel mit einer Software daherkommt. Es soll überall im Unternehmen Sensibilität für Steuerrechtsfragen schaffen, auf Handlungsbedarf hinweisen und sinnvolle Abläufe sicherstellen, die Steuerverstöße möglichst ausschließen.

Dabei geht es nicht nur um die rechtzeitige Zahlung von Steuern und Abgaben und um korrekte, vollständige Steuererklärungen. Tax Compliance erstreckt sich auch darauf, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen wie vorgeschrieben aufbewahrt werden, dass die Fristen für Steuererklärungen oder auch Einsprüche im Blick bleiben und dass kein Steuerbescheid ungeprüft zu den Akten wandert.

Deshalb darf das Tax CMS nicht nur die Mitarbeiter aus der Buchhaltung erfassen. Es muss auch alle anderen Mitarbeiter einbeziehen, deren Entscheidungen steuerrechtliche Folgen haben können.

Zum Beispiel:

  • Die Personalabteilung denkt über Sachleistungen für Mitarbeiter nach, um die Motivation zu beflügeln. Aber dabei können Lohnsteuer und Umsatzsteuer anfallen. Das muss geklärt werden.
  • Angenommen, zu Produkten, die ins Ausland verkauft werden, gibt es digitale Schulungen und Support als Zusatzpaket. Solche Dienstleistungen können unter Umständen zur Umsatzsteuerpflicht im Inland führen. Diese Frage darf nicht unter den Tisch fallen.
  • Überhaupt sollte stets klar sein, dass ein bestimmter Sachverhalt für Diskussionen mit dem Finanzamt sorgen könnte. Wenn sich das erst Jahre später bei einer Steuerprüfung herausstellt, muss man sich womöglich gleich noch mit Ermittlungsverfahren wegen „leichtfertiger Steuerverkürzung“ befassen.

 „Du kommst aus dem Gefängnis frei“

Na gut – ganz so durchschlagend wie diese Ereigniskarte beim Monopoly wirk ein Tax CMS nicht. Aber es hat im Falle eines Falles eine sehr positive Wirkung, was eine mögliche strafrechtliche Verantwortung der Geschäftsleitung und damit deren Schadenersatzpflicht betrifft.

Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine bereits abgegebene Steuererklärung in Nachhinein berichtigen muss, können die Finanzbehörden das schnell als Form der Selbstanzeige werten – und mit einem Ermittlungsverfahren gegen die Verantwortlichen reagieren. Hat das Management jedoch nachweislich für ein System zur Einhaltung der Tax Compliance gesorgt, lässt sich der Vorwurf vorsätzlicher oder leichtfertiger Steuerverkürzung sehr viel schwieriger belegen.

Im Gegenteil: Kann man auf ein funktionsfähiges und adäquates Tax CMS verweisen, spricht dies dafür, dass die Korrektur eine Berichtigung darstellt und keine Selbstanzeige. Damit kommt es in vielen Fällen erst gar nicht zu strafrechtlichen Ermittlungen oder einem Ordnungswidrigkeitenverfahren.

Das hat auch das Bundesfinanzministerium bekräftigt: In einem Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23. Mai 2016 haben die Ministerialbeamten sich nicht nur mit der Abgrenzung einer Berichtigung nach § 153 AO und einer strafbaren Selbstanzeige nach § 371 AO befasst. Sie haben auch explizit bestätigt, dass ein funktionierendes Tax CMS gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigung spricht.

Bonuspunkt auch bei einer Betriebsprüfung

Falls das Finanzamt einen Betriebsprüfer schickt, kann ein Tax CMS ebenfalls dafür sorgen, dass die Sache glimpflicher abgeht.

Erfahrungsgemäß fällt die Prüfung in diesem Fall oft schlanker aus und dauert kürzer. Schon deshalb, weil die „steuerrelevanten Tatsachen“ leichter zugänglich und gut dokumentiert sind. Und weil es eben Eindruck macht, wenn man Steuerehrlichkeit nachweislich intern zum Thema gemacht hat.

Einrichtung eines Tax CMS

Man kann davon ausgehen, dass es in absehbarer Zeit einen einheitlichen Standard für ein Tax CMS geben wird, der sowohl amtlich von den Wirtschaftsprüfern anerkannt ist.

Im Moment ist es allerdings noch nicht soweit: Klare Vorgaben gibt es weder zur technischen Ausgestaltung noch zur organisatorischen Handhabung. Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hält ein System für angemessen, „wenn es geeignet ist, mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen als auch solche Regelverstöße zu verhindern“.

Sehr konkret ist das nicht. Ohnehin muss ein solches System an den individuellen Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Sicher ist jedoch: Ein Tax CMS bringt nur dann Nutzen, wenn es wirklich gelebt wird und im Unternehmensalltag funktioniert. Deshalb ist es mit der Einrichtung alleine nicht getan. Das System muss laufend kontrolliert und bei Bedarf angepasst oder weiterentwickelt werden. Außerdem sind Schulungen für die Mitarbeiter unerlässlich.

Schwerpunkte, die ein Tax CMS abdecken sollte:

Umsatzsteuer:
Das Umsatzsteuerrecht hält besonders viele Sonderfälle, Zweifelsfragen und Fußfallen bereit. Außerdem bringt die Umsatzsteuer dem Staat vergleichsweise viel Geld, und ist gleichzeitig besonders anfällig für Tricksereien – deshalb haben Prüfer wie Steuerfahndung das Thema genau im Auge. Bei einer Umsatzsteuersonderprüfung werden nicht nur Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen nachgeprüft. Daneben müssen sämtliche Rechnungen sämtliche Pflichtangaben enthalten, Abschlagszahlungen und Sonderfälle müssen korrekt gebucht sein, die Leistungen plausibel sein und mit den Rechnungsbeträgen genau übereinstimmen und bei grenzüberschreitenden
Geschäften sollte die Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners geprüft worden sein. Ein gutes Tax CMS sorgt dafür, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten (Aufbewahrungspflichten):
Auf die Einhaltung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gemäß §§ 140 ff. AO sollte das Tax CMS ebenfalls ausgerichtet sein. Da die Bücher in der Regel in elektronischer Form geführt werden, muss ihre Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 146 AO) durch eine Verfahrensdokumentation gewährleistet sein, die wiederum auf den GoBD basiert. Sonst kommt das Finanzamt womöglich auf die Idee, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.

Steuererklärungen:
Umsatzsteuererklärungen, Lohnsteuererklärungen, Körperschaftssteuererklärungen, Gewerbesteuererklärungen sowie die entsprechenden Anmeldungen müssen fristgerecht eingereicht werden. Sonst drohen Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge. Ein Tax CMS hilft, die Termine einzuhalten, die Vorbereitungen dafür zu steuern und inhaltliche Fehler zu vermeiden. Außerdem geben Compliance-Richtlinien eine angemessene Dokumentation vor. Das kann bei der nächsten Außenprüfung viel Geld und Nerven sparen.

Kassenführung:
Finden sich Unregelmäßigkeiten bei der Kassenführung, vermuten die Finanzbeamten sehr schnell, dass die unrichtigen oder unvollständigen Aufzeichnungen Steuerhinterziehung verschleiern sollten. Dann wird die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung in Frage stellen. Außerdem droht ein Ermittlungsverfahren. Ein Tax CMS macht auf Probleme aufmerksam, bevor es so weit kommt.

Verdeckte Gewinnausschüttung:
Für eine GmbH ist der Vorwurf verdeckter Gewinnausschüttungen der Klassiker unter den Steuer-Konflikten. Auch dieses Risiko kann ein Tax CMS minimieren, in dem es die Vorgaben zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten abbildet und so dem Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung den Boden entzieht.

Übrigens …

… gilt das Gesagte grundsätzlich auch für die Compliance generell: Wer ein Unternehmen leitet und beweisen kann, dass er sich um die Compliance gekümmert hat, steht im Fall einer Pflichtverletzung wesentlich besser da und muss Schadenersatzforderungen viel weniger fürchten. Dem Zusammenhang von Compliance und Haftung allgemein haben wir vor einiger Zeit einen eigenen Beitrag gewidmet.

Ob mit oder ohne eingerichtetes Tax CMS

Wenn es Probleme mit dem Finanzamt gibt, kann ich Ihnen gern weiterhelfen. Ich bin seit vielen Jahren Fachanwalt für Steuerrecht mit Tätigkeitsschwerpunkt im Steuerstrafrecht und weiß mittlerweile sehr gut, wie sich Konflikte mit der Finanzverwaltung am besten beilegen lassen.

Wenn Sie eine Frage haben, bei der ich weiterhelfen kann, können Sie mich gern anrufen. Sie erreichen mich unter 0941 2809 480 und 0170 44 11 444 oder unter kanzlei@wirtschaftsrecht-ostbayern.de.

Compliance, Haftung und Schadenersatz aus Sicht des Rechtsanwalts

Der Begriff Compliance ist längst fester Teil der Wirtschaftssprache. Wörtlich bezeichnet er die Regel- und Gesetzestreue.

Gemeint ist, dass ein Unternehmen gesetzliche Vorschriften, aber auch Norm-Vorgaben, ethische Maximen und Regeln aus Selbstverpflichtungen konsequent einhält und intern dafür sorgt, dass das die Regeltreue Teil der Unternehmenskultur ist und nicht allein auf gutem Willen oder Zufall beruht.

Als Rechtsanwalt habe ich regelmäßig mit Compliance-Verstößen und ihren Folgen zu tun. In einer solchen Situation kann ich dabei helfen, dass die Auswirkungen möglichst gering ausfallen.

Ein Compliance-Verstoß kann Verschiedenes bedeuten:

Ein Compliance-Verstoß bedeutet

  • … zunächst einmal, dass ein Gesetz (oder eine sonstige Vorschrift oder Regel) nicht beachtet wurde. Beispiel: Der Leiter eines Vertriebsteams hat mit der Konkurrenz eine verbotene Preisabsprache getroffen, klarer Verstoß gegen Wettbewerbsrecht.
  • … zweitens, dass das Delikt nicht verhindert wurde: Vielleicht wusste der Abteilungsleiter von der Absprache, ist aber nicht eingeschritten.
  • … und drittens, dass die Unternehmensleitung ihren Organisations- und Überwachungspflichten nicht nachgekommen ist: Sie hat kein Compliance-System installiert, damit durch Schulung, Kontrolle und Organisationsvorgaben Preisabsprachen gezielt verhindert werden.

Bei einem Compliance-Verstoß kann es also um Verstöße gegen Regel- und Gesetzestreue auf mehreren Hierarchieebenen gehen. Zentral für das Management ist die Aufgabe, im Unternehmen ein internes Sicherungs- und Kontrollsystem einzurichten. Fehlt es, oder ist das installierte Compliance-System nicht funktionsfähig, drohen Schadenersatzansprüche.

Ein Compliance-System kann vor Haftung schützen und Bußgelder abmildern

  • Eine gut aufgestellte Compliance kann nach einem Gesetzesverstoß im Unternehmen das Management vor der Haftung schützen.
  • Fehlen dagegen Compliance-Maßnahmen, erhöht sich das Risiko der Haftung beträchtlich.
  • Selbst nach einem Gesetzesverstoß bringt aktives Bemühen um ein funktionierendes Compliance-System noch Punkte: Das kann sich günstig auf die Höhe drohender Strafen oder Bußgelder auswirken.

Vor was ein Compliance Management System schützt

Ein Compliance-System ist ein (in der Regel softwarebasiertes) Organisationskonzept, das Kontrollverfahren und Kommunikationsabläufe festlegt, um pflichtkonformes Handeln sicherzustellen.

Es soll das Unternehmen vor Gesetzesverstößen durch das eigene Management und die eigenen Mitarbeiter bewahren. Wenn es funktioniert, bietet es somit Schutz vor Bußgeldern und Schadenersatzansprüchen sowie anderen Folgen von Verstößen wie Imageverlust oder Vertragsstrafen.

Dabei können je nach Branche, Unternehmensgröße und Positionierung unterschiedliche Vorschriften im Zentrum stehen: beispielsweise Steuervorschriften, Vorgaben der BaFin, die Strafrechtsvorschriften gegen Korruption, Datenschutzrecht, Vergaberegeln, abfallrechtliche und Umweltauflagen sowie Bilanz- und Buchführungsvorschriften handelsrechtlicher Art. Es kann aber auch um Vorgaben aus Normen wie beispielsweise ISO/IEC 27001 gehen oder um Selbstverpflichtungen wie für Gütesiegel, die Lieferketten ohne Kinderarbeit signalisieren.

Welches System installieren?

Welches Compliance-System das richtige ist, hängt von der Branche, der Größe und weiteren Faktoren ab. Der Markt ist jedenfalls groß.

Je nach Unternehmensgröße, Geschäftstätigkeit und Branche gibt es unterschiedliche Anforderungen an ein Compliance-System. Dazu gehören beispielsweise Vorgaben aus folgenden Quellen:

  • der Standard für Compliance Management Systeme (TR CMS 101) des TÜV Rheinland
  • die ISO 19600 als internationaler Standard für Compliance-Management-Systeme
  • die ISO-Standards für Qualitätsmanagementsysteme (ISO 9001)
  • der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK)
  • das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
  • die Eigenkapitalvereinbarungen Basel II und III
  • das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)
  • der US-amerikanische Sarbanes-Oxley-Act.

Compliance und Gesellschaftsrecht

Wie eng Compliance und Gesellschaftsrecht zusammenhängen, zeigen ein paar Schlaglichter:

  • Zur Pflicht von GmbH-Geschäftsführern gehört es, ein Überwachungssystem einzurichten, mit dem sie die wirtschaftliche Situation des Unternehmens jederzeit überprüfen können. Das ergibt sich aus §§ 30, 43a GmbHG, § 15a InsO.
  • Bei mehreren Vorständen oder Geschäftsführern tragen diese die Verantwortung gemeinsam. Sie müssen also zusammenarbeiten und sich untereinander austauschen. Besteht der Verdacht, dass es im eigenen Ressort Unregelmäßigkeiten gibt, müssen Mit-Vorstände oder -Geschäftsführer informiert werden. Außerdem müssen sich die Leitungsorgane gegenseitig zumindest im Auge behalten. (Eine grundsätzliche Haftung füreinander besteht allerdings nicht.)
  • Auf die Finger schauen sollten Geschäftsführer und Vorstände auch den nachgeordneten Mitarbeitern. Die Unternehmensleitung muss Schlupflöcher für krumme Touren durch Mitarbeiter verschließen. Das beginnt bei der Mitarbeiterauswahl und reicht über Schulungen bis zum Sicherstellen der Aufklärung, wenn es doch Rechtsverstöße gab.
  • Besonders heikel sind oft internationale Geschäfte. Geschäftsanbahnung durch Schmiergelder im Ausland ist in Deutschland strafbar (§§ 334, 299 Abs. 3 StGB, EU-BestG). Das gilt auch dann, wenn in dem betreffenden Staat Bestechung zum Alltag gehört.

Welche Folgen drohen bei einem Compliance-Verstoß?

  • Das Unternehmen kann von Vorständen beziehungsweise Geschäftsführern Schadenersatz fordern (u. a. §§ 91, 93, 116 AktG).
  • Dem Unternehmen droht die Einziehung des gesamten wirtschaftlichen Vorteils, der dabei erlangt wurde. Von der Einziehung kann also mehr als nur der reine Gewinn aus dem Geschäft erfasst sein.
  • Besonders teuer können Schadenersatzansprüche von Wettbewerbern sein (§ 33 GWB). Dazu kommen möglicherweise Wettbewerbsnachteile und ein entsprechender Imageschaden.
  • Das Finanzamt reagiert mit einem Abzugsverbot (d. h. kein Vorsteuerabzug, keine Berücksichtigung von Betriebsausgaben). Außerdem droht eine Schätzung. Der Vorgang wird an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet.
  • Das Rating des Unternehmens gerät ins Wanken, die Finanzierung wird teurer.
  • Öffentliche Aufträge sind in Gefahr (Sperre auf nationaler Ebene, international Aufnahme in die „Black List“).

Praxisfall: Mangelnde Compliance, 15 Mio. Euro Schadenersatz

2013 verurteilte das Landgericht München einen Siemens-Vorstand dazu, dem Unternehmen Schadenersatz in Höhe von 15 Mio. Euro zu leisten (LG München I, Urteil vom 10.12.2013, 5 HK O 1387/10). Hintergrund war ein System schwarzer Kassen, aus denen Schmiergelder zur Geschäftsanbahnung im Ausland geflossen waren.

Den Siemens-Vorständen war daraufhin vorgeworfen worden, kein funktionierendes Compliance-Management-System im Unternehmen eingerichtet zu haben. Neun von zehn Vorständen stimmten einem Vergleich zu. Der zehnte ließ es auf ein Urteil ankommen – und wurde mittelbar für die schwarzen Kassen verantwortlich gemacht, auch wenn diese keineswegs in seinem Verantwortungsbereich angesiedelt waren und er keine Ahnung von den Vorgängen hatte.

Trotzdem, so die Richter, hätte es zu seinen Leitungs- und Organisationsaufgaben gehört, für die Einhaltung der relevanten und für das Unternehmen einschlägigen Vorschriften sowohl durch das Unternehmen selbst als auch durch seine Mitarbeiter zu sorgen. Da er diese Pflicht verletzt hatte, war er auch ohne persönliche Verwicklung schadenersatzpflichtig.

BGH: Einrichtung eines Compliance-Management-Systems kann die Geldbuße verringern

Es gibt andererseits auch Urteile, die Hoffnung machen. So hat der BGH bekräftigt, dass die Einrichtung eines Compliance-Management-Systems das Bußgeld gegen das Unternehmen senken kann – und zwar auch dann, wenn bereits ein Verfahren eingeleitet wurde.

Ein in Reaktion auf einen Pflichtverstoß eingerichtetes, ordnungsgemäß funktionierendes Compliance-Management-System wirkt sich damit strafmildernd aus. Das gilt selbst dann, wenn es später trotz des vorhandenen Systems erneut zu Compliance-Verstößen kommt und sich die Unternehmensleitung dazu entschließt, Anpassungen vorzunehmen, um künftige Verstöße zu vermeiden. Entscheidend ist das aktive Bemühen um funktionierende Compliance.

Fazit

  • Wenn Geschäftsführer und Vorstände nicht für funktionierende Compliance-Maßnahmen sorgen, droht Ihnen die persönliche Haftung.
  • Als Geschäftsführer oder Vorstand sollten Sie deshalb immer die Gefahr von Schadenersatzansprüchen im Auge haben, wenn es im Unternehmen zu Unregelmäßigkeiten kommt.
  • Das gilt auch dann, wenn die Vorkommnisse in den Verantwortungsbereich eines Mitgeschäftsführers oder Vorstandskollegen fallen.
  • Selbst ein eingerichtetes Compliance-System ist kein Garant für Haftungsfreiheit. Im Falle eines Prozesses kommt es darauf an, ob der Richter das System als ausreichend einschätzt.
  • Zeigt ein Rechtsverstoß Schwachstellen auf, ist es wichtig, schnell geeignete Compliance-Maßnahmen einzuführen. Das kann die Strafe oder das Bußgeld senken.

Fragen Sie mich

Wenn möglicherweise ein Compliance-Verstoß vorliegt kann ich als Rechtsanwalt für Wirtschaftsrecht und Wirtschaftsstrafrecht Ihnen schnell sagen, was Ihnen oder Ihrem Unternehmen droht. Außerdem berate ich Sie konkret zum weiteren Vorgehen. Mit Compliance kenne ich mich als Fachanwalt für Steuerecht sowie Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht genau aus.